Standardy niszczenia dokumentacji papierowej

Niszczenie dokumentów w firmie musi przebiegać zgodnie ze z góry określonymi zasadami. Wynika to nie tylko z wymogów, ale także bezpieczeństwa. Papierowa dokumentacja może zawierać dane wrażliwe oraz tajne informacje, które można by odzyskać ze źle zutylizowanych stron. Normy niszczenia pomagają ustalić, w jaki sposób nie narażać firmy na ich wykradnięcie.

Podstawowe klasy dokumentów

Dokumenty wykorzystywane w firmie dzieli się na kategorie na podstawie kilku kryteriów. Jednym z nich jest waga informacji zawarta na stronach. Najczęściej są to dane wrażliwe, takie jak data urodzenia czy PESEL, ale zdarza się także, że przedsiębiorstwo umieszcza na nich swoje tajne receptury, opis procesu produkcji czy nazwiska klientów. W każdym wypadku niezbędne jest dokładne i profesjonalne niszczenie dokumentów. Legnica to jedno z miast, w którym działają firmy dbające o przygotowanie i rozdrabnianie papierów. Mogą zajmować się tym także oddelegowani pracownicy, których trzeba wyposażyć w odpowiednie niszczarki.

Przeczytaj również: Klasy tajności w procesie niszczenia dokumentów

Obecnie jest siedem podstawowych klas tajności dokumentów. Są to kolejno:

• P1 dla dokumentów zawierających dane wewnętrzne,

• P2 dla korespondencji wewnętrznej firmy,

• P3 dla dokumentów zawierających dane ważne i poufne,

• P4 dla danych szczególnie poufnych i ważnych,

• P5 dla dokumentów tajnych,

• P6 dla dokumentów, w wypadku których konieczne jest wykorzystanie specjalnych środków ochrony,

• P7 dla danych ściśle tajnych.

Dokumenty z każdej klasy powinny być niszczone w inny sposób. W ich wypadku wyróżnia się szerokość pasków, na jakie powinna ciąć niszczarka lub ich powierzchnię w przypadku tych, które mają zostać rozdrobnione.

Jak profesjonalnie zniszczyć dokumentację papierową?

Dokumentację papierową można utylizować na kilka sposobów. Zanim wybierze się metodę, warto sprawdzić, czy w okolicy nie ma firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów, takiej jak EKO-WTÓR. Zapewniają one nie tylko rozdrabnianie danych, ale także usuwanie powstających w tym procesie odpadów. Właściciel przedsiębiorstwa może utylizować dokumentację we własnym zakresie:

• za pomocą specjalistycznych niszczarek rozdrabniających papier,

• ręcznie, jeśli zachodzi nagła potrzeba zniszczenia dokumentu,

• oddelegowując tę pracę osobnemu pracownikowi, który będzie postępował zgodnie z obowiązującymi normami niszczenia.

Wszystkie metody są skuteczne i nie kolidują z zachowaniem norm usuwania danych z dokumentów.