Jakie braki w dokumentach najczęściej wstrzymują podpisanie aktu sprzedaży nieruchomości

Brak zaledwie jednego wymaganego zaświadczenia często powoduje przesunięcie terminu podpisania aktu notarialnego. Strony transakcji zazwyczaj gromadzą z wyprzedzeniem dowody tożsamości oraz numer księgi wieczystej. Zdarza się jednak, że urzędowe potwierdzenie stanu meldunkowego lub dokument ze spółdzielni traci ważność przed planowaną datą wizyty w kancelarii. W takiej sytuacji notariusz musi odmówić dokonania czynności do czasu uzupełnienia urzędowych braków.

Tożsamość stron i stan prawny nieruchomości

Każda ze stron transakcji musi przedstawić notariuszowi ważny dokument tożsamości, czyli dowód osobisty lub paszport. Weryfikacja podstawowych danych osobowych oraz numeru PESEL odbywa się bezpośrednio podczas spotkania. Notariusz nie sporządzi aktu oświadczenia woli bez bezspornego potwierdzenia tożsamości uczestników.

Przeczytaj również: Jak podpisuje się umowę kupna sprzedaży nieruchomości?

Kluczową podstawę do rozporządzania nieruchomością stanowi tytuł własności. Najczęściej przyjmuje on formę wcześniejszego aktu notarialnego lub prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. W obrocie prawnym funkcjonuje również zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. Z kolei odpis księgi wieczystej pozwala ustalić bieżące obciążenia, wpisy w działach hipotecznych oraz dokładne dane właścicieli. Nabywca i zbywca powinni zweryfikować stan księgi przed wyznaczeniem terminu transakcji.

Przeczytaj również: Przez jaki czas akt notarialny jest przechowywany w kancelarii notarialnej?

Rodzaj zbywanej nieruchomości determinuje konieczność uzyskania dodatkowych informacji. Sprzedaż mieszkania w budynku wielorodzinnym wymaga kontaktu ze wspólnotą lub spółdzielnią. Zbycie domu jednorodzinnego wiąże się natomiast z koniecznością weryfikacji ewidencji gruntów i budynków. Szczególnej uwagi wymaga sytuacja współwłasności. Zgoda wszystkich współwłaścicieli jest niezbędna przy rozporządzaniu całą rzeczą wspólną. Pojedynczy właściciel może zbyć wyłącznie swój ułamek udziału. Kiedy przedmiotem obrotu jest udział w nieruchomości odziedziczonej, przepisy bezwzględnie wymagają okazania dokumentu potwierdzającego prawa do spadku.

Przeczytaj również: Notariusz a proces zakupu nieruchomości na rynku pierwotnym i wtórnym

Wypisy, zaświadczenia i decyzje urzędowe

Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach spółdzielczych musi odzwierciedlać zupełnie bieżący stan faktyczny. Podobnie traktuje się urzędowy dokument potwierdzający brak osób zameldowanych w zbywanym lokalu. Ich nieaktualność całkowicie wstrzymuje podpisanie aktu notarialnego. Nabywca musi mieć pewność, że nieruchomość nie jest w żaden sposób obciążona prawami osób trzecich.

Odmienny termin ważności dotyczy obowiązkowego świadectwa charakterystyki energetycznej. Dokument ten zachowuje ważność przez okres 10 lat od daty sporządzenia. Należy go fizycznie przekazać nabywcy przy zbyciu budynku jednorodzinnego lub lokalu mieszkalnego. Samo wykazanie braku świadectwa nie blokuje definitywnie czynności notarialnej. Notariusz ma jednak obowiązek pouczyć zbywcę o ryzyku nałożenia grzywny przez organy nadzoru.

Obrót niezabudowaną działką wymusza przedłożenie wypisu z rejestru gruntów. Niezbędny jest również aktualny wyrys z mapy ewidencyjnej, opatrzony klauzulą o przeznaczeniu do dokonywania wpisów w księdze wieczystej. Niekiedy konieczna okazuje się decyzja o warunkach zabudowy lub zaświadczenie o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie. Przedłożona notariuszowi dokumentacja bezpośrednio kształtuje ostateczną treść umowy. Wszelka niezgodność pism ze stanem faktycznym skutkuje wydłużeniem całej procedury zbycia.

O sprawnym i terminowym przeprowadzeniu czynności decyduje nie tyle sama liczba zgromadzonych dokumentów, ile ich pełna poprawność. Każdy błąd w urzędowych zaświadczeniach nakłada na strony obowiązek ponownej wizyty w urzędzie celem sprostowania danych.

Obsługą prawną tego rodzaju spraw zajmuje się Kancelaria Notarialna Julita Sitko. Sporządzana w formie aktu notarialnego umowa sprzedaży w Kielcach wymaga uprzedniego dostarczenia kompletu opisanych wyżej zaświadczeń. Notariusz na ich podstawie skrupulatnie bada stan prawny nieruchomości, co stanowi fundament bezpieczeństwa obrotu.